Lofrand AICar House S.r.l.
Da 2–3 ore di attesa su WhatsApp a risposta immediata: il chatbot che trasforma le chat dei portali in appuntamenti
Problema
Le richieste arrivavano dai portali (Subito, AutoScout, Marketplace) direttamente su WhatsApp. Con 10-12 contatti al giorno e 4-5 domande per chat, il tempo complessivo dedicato dal team assistenza alle risposte arrivava a circa 3-4 ore al giorno.
Soluzione
Automazione che, all'arrivo di un messaggio su WhatsApp dai portali, avvia un chatbot di customer care: risposte immediate, raccolta informazioni e prenotazione appuntamento automatica collegata al Google Calendar.
Risultato
Tempo di risposta passato da 2-3 ore a immediato, con il 30-40% delle chat che si converte in appuntamento, notificando automaticamente direttore vendite e addetto alla visione auto (assegnato in automatico).
Il contesto
I contatti arrivavano principalmente da tre canali: Subito, AutoScout e Facebook Marketplace. Il flusso era semplice: un utente vedeva l'annuncio, scriveva, e la richiesta finiva su WhatsApp. Le domande riguardavano la macchina (motore, revisione, tagliandi, lavori fatti, chilometri reali, condizioni, prezzo trattabile, disponibilita per vederla): richieste generali e facilmente gestibili, ma molto frequenti.
Il problema
Si presentavano tre principali problemi:
- Velocita di risposta: chi scrive da Subito, AutoScout o Marketplace confronta decine di annunci simili. Con tempi medi di 2-3 ore, molti utenti sceglievano concorrenti piu rapidi.
- Ripetitivita delle richieste: le domande erano spesso generali e ricorrenti, ma richiedevano comunque intervento umano continuo.
- Tempo operativo: sommando il lavoro di tutti gli assistenti, venivano assorbite circa 3-4 ore al giorno solo per rispondere alle chat.
La soluzione progettata: Cartly
Attivazione al messaggio WhatsApp
L'utente scrive su WhatsApp dopo aver visto l'annuncio sui portali (Subito, AutoScout, Marketplace) e l'automazione si attiva immediatamente.
Interrogazione sistema RAG
L'agente AI interroga il sistema RAG implementato, che recupera in tempo reale tutte le informazioni corrette sull'auto (motore, chilometri, lavori eseguiti, condizioni, prezzo, disponibilità).
Risposte complete e coerenti
Cartly risponde in modo completo e coerente a tutte le domande successive dell'utente, evitando risposte parziali o approssimative.
Proposta appuntamento
Quando rileva un interesse concreto, propone direttamente il passo successivo: fissare un appuntamento per visionare la vettura.
Notifica e assegnazione
Una volta confermata la prenotazione, il sistema invia al commerciale incaricato tutti i dettagli della conversazione e assegna automaticamente l'auto da gestire.
Follow-up automatici
Dopo la visione dell'auto, se il cliente non dà più notizie al concessionario (notificato tramite CRM), l'AI fa follow-up automatici per identificare lo stato attuale del potenziale cliente.
Risultati e valore ottenuto
Il primo impatto e stato immediatamente misurabile: da una risposta media di 2-3 ore, le conversazioni hanno iniziato a ricevere risposte istantanee, elemento essenziale per convertire l'utente quando e ancora in fase di confronto tra piu annunci.
Oggi una parte importante dei contatti non resta bloccata in domande ripetitive: il 30-40% delle conversazioni si trasforma in appuntamento, fissato automaticamente a calendario, con assegnazione interna e notifiche già pronte.
In pratica, il customer care non ruba più tempo alle vendite. Il risultato è un processo più stabile, che non dipende dalla disponibilità del team in quel momento e che continua a lavorare anche quando le persone sono impegnate.
Questo caso studio non è "un'eccezione". È il risultato di un metodo replicabile:
Se nella tua azienda arrivano molte richieste di assistenza clienti via WhatsApp, email, portali o altri canali e il team impiega ore a rispondere, probabilmente riconosci questa situazione:
- •Tempo di risposta troppo lungo rispetto alla concorrenza
- •Domande ripetitive che assorbono ore del team
- •Mancanza di tracciamento e conversione in appuntamenti
Noi interveniamo dove oggi si perdono tempo e margine: processi confusi, dati che arrivano male, attività ripetitive.
Come?
In una prima chiamata individuiamo un primo processo ad alto impatto (Quick Wins).
Costruiamo la soluzione su misura e la colleghiamo agli strumenti che usi già (WhatsApp, CRM, Calendar, ecc.).
Dopo un test rapido, la mettiamo in produzione nei tuoi flussi e la rendiamo operativa con il team.
Monitoriamo i risultati nelle prime settimane e ottimizziamo finché non arriviamo agli obiettivi concordati.
Siamo così sicuri del nostro prodotto/servizio che: se non raggiungiamo le metriche di miglioramento concordate, non paghi.
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