Lofrand AIPolygrAI L.t.d.
Automazione completa di demo, onboarding e report per PolygrAI L.t.d.
Problema
Ogni demo, onboarding e report per i clienti veniva preparato e comunicato in ritardo, andando a incidere negativamente sulla percezione del servizio e sul giudizio finale del cliente.
Soluzione
Implementazione di un Agente AI collegato al CRM in grado di coordinare ed eseguire automaticamente la creazione della demo, l'onboarding del cliente e la generazione dei report successivi.
Risultato
Processo stabile, scalabile e automatizzato, con una drastica riduzione delle attività manuali e un miglioramento dell'esperienza cliente.
Il contesto
PolygrAI L.t.d. è una piattaforma che consente di svolgere interviste e valutazioni a distanza: viene inviato un invito via email o SMS, la persona risponde tramite una sessione video guidata e il cliente riceve un report che riassume e analizza la sessione.
L'azienda riscontrava problemi nei seguenti processi:
• Invio della demo al cliente
• Onboarding del cliente
• Invio del report finale
Tutti questi passaggi venivano gestiti manualmente, generando rallentamenti, colli di bottiglia e attività a basso valore aggiunto.
Il problema
Quando un potenziale cliente entrava in contatto con PolygrAI L.t.d., il team preparava manualmente una demo gratuita e personalizzata in base alle risposte fornite tramite form.
Se il cliente non forniva riscontri, venivano eseguiti follow-up manuali e frammentati.
Se invece mostrava interesse, iniziava un processo di onboarding completamente manuale: contratto, utilizzo della piattaforma, personalizzazione.
Inoltre, ogni report generato dalle interviste richiedeva un controllo umano per la validazione e il successivo invio.
All'aumentare dei potenziali clienti e dei clienti attivi, il carico operativo cresceva in modo non sostenibile.
La soluzione
Strutturazione dell'Agente AI
Progettazione e implementazione di un Agente AI collegato al CRM aziendale per gestire automaticamente l'intero flusso cliente.
Aggiornamento del CRM
Quando il cliente compila il form online, parte il trigger dell'agente. Viene creato un nuovo record nel CRM con i relativi TAG.
Creazione automatica della demo
In base alle risposte del form, l'agente modifica una demo di base e invia al cliente un link temporaneo di accesso con validità limitata.
Analisi dello stato del cliente
Al termine del periodo di prova, se il cliente non fornisce feedback, viene attivata un'automazione di follow-up (3 email e 3 messaggi WhatsApp). In caso di feedback positivo, lo status viene aggiornato nel CRM.
Processo di onboarding
Quando lo status del cliente passa a 'onboarding', partono automaticamente: generazione del contratto, programmazione di una call di istruzione, invio documentazione PDF, assegnazione dei referenti.
Controllo e invio automatico dei report
Dopo la firma del contratto e l'inizio dell'utilizzo della piattaforma, i report vengono verificati automaticamente (completezza dei dati, anomalie) e inviati senza intervento umano.
Risultati
Prima dell'automazione, gran parte del tempo del team era dedicata ad attività ripetitive: preparazione delle demo, follow-up manuali, onboarding, controllo e invio dei report.
Dopo l'implementazione dell'agente AI, le attività manuali sono state quasi completamente eliminate.
Oltre a un ROI di circa 300%, il valore principale è il tempo liberato, ora reinvestito in attività a maggiore impatto strategico.
Questo caso studio non è "un'eccezione". È il risultato di un metodo replicabile:
Se nella tua azienda demo, onboarding o report per i clienti vengono preparati ogni volta a mano, con continui passaggi interni e dipendenza dalle persone giuste, probabilmente stai vivendo questo:
- •Processi non strutturati che rallentano la consegna al cliente
- •Attività manuali ripetitive che assorbono tempo del team
- •Rischio di errori, ritardi e percezione negativa del servizio
Noi interveniamo dove oggi si perdono tempo e margine: processi confusi, dati che arrivano male, attività ripetitive.
Come?
Analizziamo i tuoi processi, troviamo gli sprechi e definiamo metriche di miglioramento chiare.
Costruiamo la soluzione su misura e la colleghiamo agli strumenti che usi già (CRM, ERP, Email, WhatsApp, ecc.).
Dopo un test rapido, la mettiamo in produzione nei tuoi flussi e la rendiamo operativa con il team.
Monitoriamo i risultati nelle prime settimane e ottimizziamo finché non arriviamo agli obiettivi concordati.
Siamo così sicuri del nostro prodotto/servizio che: se non raggiungiamo le metriche di miglioramento concordate, non paghi.
Clicca qui per prenotare un AI Audit gratuito →Stack utilizzato
Agente AI, CRM, WhatsApp Business API, Email Automation
Molte aziende, all'aumentare dei clienti, sono costrette ad aumentare il personale per gestire attività manuali. Esiste però una soluzione, ed è la stessa scelta da PolygrAI L.t.d.: delegare all'AI le attività a basso valore. Se anche tu ti trovi in una situazione simile, contattaci e sfrutta l'AI Audit gratuito per capire subito se questa soluzione è adatta alla tua azienda o se è ancora troppo presto.