Lofrand AICaso Studio · Istituto di vigilanza
Automazioni delle relazioni di servizio. Dal caos su WhatsApp e PDF ordinati.
Problema
Relazioni inviate in formati diversi (foto, PDF, link) su whatsapp, controllo manuale campi e riepiloghi mensili dei dipendenti spesso errati
Soluzione
Form guidato e generazione PDF automatica, archivio su Drive. Creazione riepiloghi mensili dei dipendenti
Risultato
Recuperate 5–6 ore a settimana di lavoro amministrativo e relazioni finalmente standardizzate
Il contesto
Un istituto di vigilanza gestiva le relazioni di servizio in modo frammentato: a fine turno i dipendenti inviavano la relazione tramite WhatsApp, ma in formati diversi (foto della carta, PDF modificati, file, link).
In ufficio, la segreteria doveva raccogliere tutto manualmente: scaricare una ad una le relazioni, verificare che fossero complete, stamparle, scannerizzarle, rinominarle e infine inviarle al cliente.
Il problema
Il processo presentava diversi problemi operativi:
• Formati diversi: foto, PDF, link e file sparsi rendevano difficile la raccolta
• Lavoro manuale: la segreteria doveva scaricare, controllare, rinominare e inviare ogni relazione singolarmente
• Solleciti continui: doveva anche inseguire chi si dimenticava di inviare le relazioni
Il risultato era una perdita di circa 5–6 ore a settimana di lavoro amministrativo.
La soluzione
Creazione di un form su Tally.so
Abbiamo creato un form guidato con campi e logiche condizionali coerenti con la relazione ufficiale. A fine turno, il dipendente compila il form in pochi minuti anche da smartphone, eliminando l'invio "libero" via WhatsApp.
Workflow n8n per la compilazione automatica del PDF
I dati inseriti nel form vengono presi automaticamente da un workflow in n8n e usati per compilare il PDF fac-simile aziendale, mantenendo lo stesso formato ufficiale.
Scrittura orari nel riepilogo mensile
Il workflow include la scrittura automatica degli orari di servizio nel riepilogo mensile, eliminando la necessità di inserimenti manuali e garantendo tracciabilità completa.
Archiviazione file su Google Drive
Il file PDF viene salvato automaticamente su Google Drive, già rinominato secondo le convenzioni aziendali e organizzato nelle cartelle corrette, pronto per essere recuperato dalla segreteria.
Risultati
Miglioria: Per ridurre al minimo le dimenticanze, abbiamo aggiunto una seconda automazione: se la relazione non viene inviata entro 5 minuti dalla fine del turno, parte un promemoria WhatsApp al dipendente. In questo modo la segreteria non deve più fare solleciti manuali.
Oggi la differenza è netta: la segreteria trova le relazioni già ordinate su Drive e deve solo scaricare o stampare quelle necessarie, senza perdere tempo tra chat, formati diversi e rinomina dei file.
Il processo è diventato più stabile, più veloce e molto più semplice da gestire, con un recupero concreto di 5–6 ore settimanali e relazioni finalmente standardizzate.
Stack utilizzato
Tally.so, n8n, Google Drive, WhatsApp